Kurz gesagt: Ein Wechsel des E-Mail-Anbieters ist meist weniger aufwendig, als er klingt, wenn man ihn wie einen Umzug plant.Erst sichern, dann umziehen – und das alte Postfach noch ein paar Wochen parallel laufen lassen.
Ein Wechsel des E-Mail-Anbieters ist wie ein Wohnungsumzug.Alles muss mit, nichts soll in der alten Wohnung zurückbleiben, und die Post soll trotzdem weiter ankommen.Mit etwas Planung klappt das ohne Ausfall.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Ein Rabatt allein ist kein guter Grund zu wechseln.Sinnvoll wird es, wenn im Alltag etwas dauerhaft stört oder ein Risiko bleibt:
- Der Speicher oder die Funktionen reichen nicht mehr, und Aufstocken wird unverhältnismäßig teuer
- Spam und Ausfälle häufen sich, ohne dass sich etwas bessert
- Der Server ist langsam: Postfach und Website laden zäh, und jede Wartezeit beim Öffnen, Suchen oder Bearbeiten kostet täglich Nerven. Ein neuer Anbieter mit schnellem Server kann hier einen spürbaren Unterschied machen
- Datenschutz ist Ihnen wichtig, und Sie möchten Server in Deutschland
- Das Produkt wird eingestellt oder grundlegend umgebaut
- E-Mail, Website und Domain liegen bei verschiedenen Anbietern, und niemand hat den Überblick
Ein einzelner Punkt ist selten ein Grund zur Eile.Kommen mehrere zusammen, lohnt sich ein genauer Blick.
Vertrag & Domain: Das klären Sie vor dem Umzug
Bevor Sie etwas kündigen, schauen Sie in den Vertrag: Wichtig sind Laufzeit und Kündigungsfrist.Kündigen Sie erst, wenn der neue Dienst läuft und geprüft ist.Wie bei der Wohnung: Die Schlüssel für die alte geben Sie erst ab, wenn Sie in der neuen wohnen.
Klären Sie außerdem, wem Ihre Domain gehört, also die Adresse hinter dem @.Bei manchen Paketen sind Domain, Website und E-Mail in einem Vertrag gebündelt.Dann muss die Domain mit umziehen, oder Sie ziehen nur die Postfächer um und lassen den Rest, wo er ist.Je nach Anbieter und Vertrag kann das anders aussehen, deshalb vorher klären.
1. Bestandsaufnahme: Was zieht alles mit?
Schreiben Sie auf, was dazugehört: Welche Adressen gibt es, auch Sammeladressen und Weiterleitungen?Wer nutzt sie, und auf welchen Geräten?Dazu kommen Kalender und Kontakte.
Das ist die Inventarliste für den Umzug.Ohne sie fällt hinterher auf, dass die Adresse der Buchhaltung vergessen wurde.
2. Sichern: Alles Wichtige zusätzlich ablegen
Bevor etwas verschoben wird, kommt eine Sicherung.Das kostet etwas Zeit, erspart im Ernstfall aber viel Ärger.
Tipp: Sichern & Stichproben prüfen
Eine Sicherung, die nie geöffnet wurde, ist nur eine Vermutung.
- Mails im E-Mail-Programm als Datei exportieren oder in einen lokalen Ordner kopieren
- Wichtige Anhänge zusätzlich auf Rechner oder externer Festplatte ablegen
- Kontakte und Kalender exportieren, meist als vCard- oder ICS-Datei
Öffnen Sie danach ein paar Stichproben: eine alte Mail mit Anhang, einen Kontakt, einen Kalendereintrag.
Klappt das, ist die Sicherung brauchbar, und der Umzug kann losgehen.
3. Umziehen: Postfächer übertragen
Auf dem neuen Server werden zuerst die Postfächer angelegt, danach kommen die alten Mails dorthin.Das geht meist als Übertragung von Server zu Server, Sie müssen nichts einzeln verschieben.
Erst dann wird die Adresse umgestellt.Das ist der Nachsendeauftrag: Ab jetzt geht die Post an die neue Anschrift.Technisch sind das die sogenannten MX-Einträge Ihrer Domain.
Bis die Umstellung überall angekommen ist, können einige Stunden vergehen.In dieser Zeit landet Post mal im alten, mal im neuen Postfach.Darum besser nicht am Montagmorgen umstellen, sondern abends oder am Wochenende.
4. Prüfen: Läuft auf allen Geräten alles?
Richten Sie das Postfach auf Rechner und Smartphone neu ein und senden Sie Testmails in beide Richtungen.Schauen Sie danach in die Ordner: Sind „Gesendet“ und alle Unterordner vollständig?Gerade Ordner mit Sonderzeichen im Namen machen beim Übertragen manchmal Probleme.
Das alte Postfach noch nicht abschalten
Lassen Sie das alte Postfach noch einige Wochen bestehen, wenn der Vertrag es zulässt.So kommen auch Nachzügler an, etwa von Absendern, die noch die alte Verbindung nutzen.
Bleibt Ihre Adresse gleich, merken Ihre Kunden vom Umzug nichts.Ändert sie sich, richten Sie eine Weiterleitung ein und informieren Ihre Kontakte.Für geschäftliche Mails gelten Aufbewahrungsfristen. Was dazugehört, klären Sie vor dem Löschen am besten mit Ihrem Steuerbüro.
Wenn es mehrere Baustellen sind
Ein einzelnes Postfach lässt sich gut selbst umziehen.Bei mehreren Adressen oder mehreren Mitarbeitern lohnt es sich, den Umzug jemandem zu überlassen, der ihn schon oft gemacht hat.Wie ein Umzug zum E-Mail-Hosting von wagnergraphics abläuft, lässt sich vorab in einem Gespräch klären.Und wer unter Wartezeiten leidet, merkt den Unterschied auf einem schnellen Server in Deutschland oft sofort.
Wie Sie vorher ein volles Postfach aufräumen, steht im Beitrag Postfach voll.
